Comment rappeler un email Outlook ?
Vous êtes nombreux à utiliser Microsoft Outlook dans le cadre professionnel. Et il peut arriver que vous souhaitiez rappeler un email incomplet ou qui comporte des erreurs. Une fonctionnalité disponible sous certaines conditions. Explications.
Fautes d’orthographe, oubli d’une pièce jointe, mauvais destinataires, manque de clarté… De nombreuses raisons peuvent vous pousser à annuler l’envoi d’un email. En particulier si vous utilisez la version professionnelle de la messagerie Microsoft Outlook. Un courrier électronique truffé d’erreur pourrait en effet vous porter préjudice dans le cadre du travail. Heureusement, il est possible de rappeler un email après l’avoir envoyé. Vous pouvez d’ailleurs même le remplacer par un courrier de substitution.
Sachez toutefois que cette fonctionnalité n’est pas disponible automatiquement. Primo, il faut que l’expéditeur et le destinataire possèdent chacun un compte Microsoft 365 ou Microsoft Exchange issu de la même organisation. Autrement dit, le rappel fonctionnera seulement avec vos collaborateurs. Secundo, rappeler un email est impossible si votre destinataire a déjà ouvert le message. Enfin, il se peut aussi que le système Azure Information Protection ne vous permette pas de procéder au rappel.
Ces précisions faites, voici comment rappeler (et remplacer) un courrier électronique sur Outlook.
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Outlook : tutoriel pour rappeler un email
- Accédez à la section Éléments envoyés.
- Entrez ensuite dans l’e-mail que vous souhaitez rappeler en double-cliquant dessus.
- Sélectionnez alors l’onglet Message puis cliquez sur Actions > Rappeler ce message.
- Dans le cas où vous disposez du ruban allégé, entrez dans l’onglet Message puis accédez aux Autres commandes (les trois petits points). Dans le menu déroulant, cliquez sur Actions > Rappeler ce message.
- Cochez enfin la case « Supprimer les copies non lues de ce courrier » puis appuyez sur Ok.
- Si vous souhaitez remplacer le courrier rappelé par un autre, cochez « Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau courrier ».
- Vous n’aurez alors plus qu’à en écrire un nouveau puis à l’envoyer.
À noter qu’il est possible de cocher la case « M’avertir si le rappel a réussi ou échoué pour chaque destinataire » pour savoir si la manipulation a fonctionné. Quoi qu’il en soit, votre destinataire sera automatiquement informé que vous avez rappelé l’email. Dans le cas où la fonctionnalité « Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et sondages » est désactivée chez votre correspondant : le rappel est inopérant si c’est le courrier originel qui est lu avant le nouveau courrier.
En outre, si l’email rappelé et celui de substitution se situent dans deux dossiers distincts, le destinataire pourra les lire tous les deux. Enfin, si votre courrier a été transmis sur un dossier public et qu’il a été annoté comme lu, le rappel ne fonctionnera pas non plus.