Google Docs : 10 fonctionnalités pour en tirer le meilleur parti

Google Docs est un outil de traitement de texte en ligne qui a beaucoup gagné en popularité ces dernières années. Que vous soyez un nouvel utilisateur ou que Google Docs fasse partie de vos outils utilisés au quotidien, l’application dispose de nombreuses fonctionnalités intéressantes dont vous ignorez peut-être l’existence et qui pourraient enrichir votre expérience utilisateur. 

Lentement mais surement, Google Docs est en train de s’imposer dans les usages et constitue une belle alternative à Microsoft Word. Il a l’avantage d’être accessible directement dans le Cloud, ce qui facilite les sauvegardes en ligne sans crainte de perdre des données, mais aussi les partages de fichiers et la collaboration entre plusieurs utilisateurs. Des particularités qui en font un outil populaire au sein des entreprises.

Google Docs dispose de nombreuses fonctionnalités, certaines étant moins connues que d’autres. En voici 10 qui vont contribuer à améliorer votre expérience.

Dicter du texte plutôt que de saisir

Google Docs dispose d’une fonctionnalité de saisie vocale qui permet à l’utilisateur d’entrer du texte sans avoir à le taper au clavier. Pour l’utiliser, il suffit d’aller dans Outils > Saisie vocale. Appuyez sur le micro qui s’affiche sur l’écran pour dicter du texte. Vous pouvez également envoyer des commandes vocales comme effacer [mot], souligne [mot], etc.

Créer une table des matières

Vous avez un document structuré et souhaitez créer une table des matières dans Google Docs. C’est possible ! Pour ce faire :

• Ouvrez un document dans Google Docs sur un ordinateur.
• Positionnez-vous à l’endroit où vous souhaitez mettre la table des matières.
• Cliquez ensuite sur Insertion > Table des matières.
• Choisissez la forme que vous souhaitez donner à la table des matières et le tour est joué.

Supprimer une mise en forme

Si vous avez déjà collé du texte dans un Google Docs, vous avez probablement rencontré des problèmes de mise en forme ou de formatage de texte qui diffère du reste du document.  Pour retirer toute mise en page, allez dans Format depuis la barre d’outils et cliquez sur supprimer la mise en forme. La sélection s’adapte automatiquement au reste du document.

Voir qui a modifié un document

Au cas où vous utiliseriez Google Docs en équipe ou partageriez des documents avec d’autres personnes. Vous pouvez suivre les modifications apportées à un fichier, mais aussi qui les a effectuées. Pour ce faire, cliquez sur Fichier > Historique des versions > Afficher l’historique des versions. Dans la barre latérale qui s’affiche, vous avez les modifications effectuées récemment et qui les a faites.

Taguer une personne en commentaire

Il est possible avec Google Docs d’ajouter des commentaires à une sélection de texte afin de donner des indications ou une information particulière à l’une des personnes qui interviennent également sur le document. Cette dernière recevra une notification par mail et accédera au commentaire une fois sur le document.

Pour ajouter un commentaire, sélectionnez du texte et appuyez sur l’icône avec un “+” qui s’affiche à droite, sur le bord du document. Commencez par rédiger votre commentaire dans le champ de saisie, puis saisissez un « + » qui ouvre automatiquement la liste de vos contacts. Sélectionnez un ou plusieurs parmi eux et envoyez.

Ajouter une signature

Dans Google Docs, vous pouvez ajouter une signature à vos documents qui le nécessitent. Pour ce faire, allez dans l’onglet Insertion puis sélectionnez l’option Dessin > Nouveau. À partir d’ici vous pouvez insérer une signature qui peut être une image. Il est également possible de dessiner des formes à l’aide des outils proposés.

Consulter rapidement la définition d’un mot

Vous n’êtes pas sûr de la signification d’un mot ? Depuis Google Docs, vous pouvez accéder directement aux définitions. C’est très simple : il vous suffit de sélectionner le mot en question et d’utiliser la combinaison de touches Ctrl+Maj(ou Shift)+Y. Une petite fenêtre s’ouvre à droite avec la définition du mot.

Remplacer automatiquement des mots

Remplacer automatiquement des mots peut avoir une double utilité : la première concerne la correction automatique de certaines erreurs de saisie, la seconde consiste à mettre des raccourcis pour saisir rapidement certains mots. Par exemple : vous pouvez mettre remplacer automatique « Mme » par Madame, « M. » par Monsieur, etc. Pour ce faire, allez dans Outils > Préférences. Saisissez les mots à remplacer et ce par quoi vous souhaitez les remplacer et validez.